外注マニュアルの作成時には、納品ファイルの保存形式ついて明記しておきましょう。
記事の外注の納品方法としてはWordPressに直接記事を書きこんでもらうというパターンもありますが、私の場合はWord(.docx)形式での納品でした。
今回はWord形式での納品方法やファイル名のつけ方について解説します。
納品ファイルの保存形式について
納品ファイルの保存形式を指定するのはなぜ？
納品ファイルの保存形式を指定する理由はこちら側(発注者)が管理をしやすくするためです。
ライターさんがそれぞれ好きなファイル形式で納品するのであれば、発注者がいちいちそれに合わせなければいけないですし、場合によってはファイルを開けないという事も出てきます。
そんなことを防ぐために納品ファイルの保存形式を指定します。
とは言っても、Word(.docx)形式での納品ですので文書作成ソフトとしては最も一般的ですよね。
Microsoft Wordは持っていなくても互換ソフトでOK
Microsoft Wordは最も一般的な文書作成ソフトですので、ライターを仕事にしたい方で知らない人はいないでしょう。
しかし、高額ですので会社で使ったことがあっても、個人ではMicrosoft Wordを所有していない方も多いです。
そんな場合は「WPS Office」「OpenOffice」「Googleドキュメント」などの互換ソフトでのライティングもOK。
保存時のファイル名の拡張子を(.doc)か(.docx)にして納品してもらえれば、問題なく開けるはずです。
ちなみに発注者側もMicrosoft Wordを必ず所有する必要はありません。
私自身もPC購入時に「WPS Office」が付属していることが多いので、それを利用していてMicrosoft Wordとほとんど同じように使えます。
ライターさんが「WPS Office」のような互換ソフトもお持ちでない場合は、「Googleドキュメント」等のような完全無料の文書作成ソフトがおすすめです。
スマホライターさんの場合の例外的な対応
パソコンでライティング作業をされる方は文書作成ソフトをお持ちでなくとも無料の「Googleドキュメント」を提案すれば問題ありません。
一方で、少数派ではありますがスマホでライティング作業をする方はちょっと厄介です。
スマホの場合でもMicrosoft Wordの互換ソフトはあるようなのですが、iphoneかAndroidかでまた異なってきます。
またパソコンをお持ちでないからスマホで作業をするという事情があるので、こちら側からも説明しづらいという問題点もあります。
そこで私がとっていた対処法としては、クラウドワークスのメッセージ欄に直接、記事内容を書きこんで送ってもらうという方法です。
例外的な対応をするので、発注者側としては管理上の面倒な手間が増えます。
よって、スマホライターさんの応募時の採否は、かなり厳しめに判断していました。
その他、外注マニュアルに補足しておきたい注意点
1記事＝1ファイルで納品する
稀にですが、複数の記事をまとめて1ファイルにして納品してくるライターさんがいらっしゃいます。
こちら側(発注者)の管理が複雑になるので「1記事＝1ファイル」を徹底してもらうようにマニュアルに明記しておきましょう。
複数ファイルを圧縮しての納品はNG
最初の納品は1記事ですが、継続して契約をしていると1度に複数の記事を納品することもあります。
その際に複数ファイルを圧縮して１つのファイルに納品してこられる方がいます。
圧縮ソフトもいろいろあるため、こちらで解凍できない場合もありますから圧縮ファイルでの納品もNGとしておいた方が良いでしょう。
1記事目の「納品」とそれ以後の納品方法の違い
契約の最初の1記事目はライターさんが記事を納品する際「納品」処理を行っていただく必要があります。
また２記事目以後は、メッセージ投稿欄の「ファイル選択」から記事ファイルを選択してメッセージに添付して送ってもらうという形をとります。
リンクによる納品の禁止
「Googleドキュメント」を利用した場合は、ライターさんが作成した記事をリンクにて公開することができます。
そのため、リンクを公開してURLを送ることで納品してくる方がいます。
この場合、こちら側(発注者)は、管理上の通常と異なる操作を行う必要があるため時間がかかります。
また、アクセスしてみたものの「アクセス権限がない」といったことも多発するので、必ず一度ライターさんがダウンロードしたファイルを、納品してもらえるよう明記しておきましょう。
まとめ
今回は、外注ライターさん向けのマニュアル作成時における、納品ファイルの保存形式について解説を行いました。
いろいろとルールを書きましたが、現実問題としてはなかなかマニュアル通りにはしていただけないというのもあります。
ただ、マニュアルをしっかり作りこんでおけば、ミスやトラブルがあった際に「マニュアルのどこどこに書いてあるので確認してください。」と伝えるだけで、改善される事は多いはずです。
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